Médecin coordonnateur à distance : ce qu'impose l'arrêté du 21 juillet

Réglementation · Publié le · 9 min de lecture

Un EHPAD qui ne trouve pas de médecin coordonnateur peut désormais en faire intervenir un à distance, mais sous un régime nettement plus contraignant que ne le laissait présager le principe posé en 2025. Un texte publié cet été fixe les quatre conditions à réunir, la durée maximale du dispositif et les pouvoirs de contrôle de l'agence régionale de santé. Pour les praticiens concernés comme pour les directions, la marge d'interprétation est désormais très réduite.

Un cadre attendu depuis l'ouverture du principe en 2025

La possibilité d'un exercice à distance des missions de coordination ne sort pas de nulle part. Elle figure déjà dans le code de l'action sociale et des familles, qui prévoit qu'en cas d'impossibilité de disposer du temps de coordination requis, « l'exercice des missions énumérées au I peut, pour une durée limitée, être assuré par un médecin coordonnateur intervenant de façon dématérialisée, dans les conditions prévues par un arrêté du ministre chargé des personnes âgées ». Cette rédaction renvoyait à un texte d'application qui restait à publier.

C'est chose faite avec l'arrêté du 21 juillet 2026, qui impose au responsable de l'établissement souhaitant recourir à l'exercice dématérialisé d'en informer le directeur général de l'ARS « par tout moyen permettant d'en attester la date de réception au moins quinze jours avant le début de cet exercice ». Délai de préavis et preuve de réception : le dispositif s'installe d'emblée dans une logique déclarative encadrée, et non dans une simple tolérance administrative.

La déclaration ne se suffit d'ailleurs pas à elle-même. L'établissement doit « accompagne[r] sa déclaration de la présentation détaillée des démarches infructueuses entreprises pour disposer d'un médecin coordonnateur », et « la preuve de ces démarches peut être exigée par le directeur général de l'agence régionale de santé ». Autrement dit, l'exercice dématérialisé n'est pas un mode d'organisation au choix : c'est une solution de repli dont l'établissement doit démontrer qu'il n'avait pas d'alternative. Les directions ont tout intérêt à conserver la trace écrite de leurs annonces, candidatures reçues et refus opposés.

Quatre exigences cumulatives, dont une présence physique incompressible

Le texte énumère ensuite les obligations pesant sur l'établissement qui recourt à ce régime. La première est contractuelle : « Un contrat dédié est établi afin d'encadrer les relations entre l'établissement et le médecin coordonnateur nommément identifié ». La désignation nominative écarte les montages où une structure fournirait un praticien interchangeable. Ce contrat doit en outre préciser « les modalités de sécurisation des données de santé et de confidentialité des échanges » — un point sur lequel le médecin coordonnateur a un intérêt direct, puisqu'il engage sa propre responsabilité déontologique sur les données qu'il consulte à distance.

La deuxième exigence est la plus structurante en pratique. Le texte dispose que « le médecin coordonnateur se rend au moins une journée par mois dans l'établissement. Ce temps de présence au sein de l'établissement peut être apprécié sur une période de cinq mois consécutifs au maximum ». La souplesse est réelle mais bornée : on peut regrouper des journées, jamais s'affranchir du présentiel. Un praticien peut ainsi concentrer cinq journées sur un même mois — utile pour caler une campagne d'évaluation gériatrique ou une commission de coordination, à condition d'en informer l'agence.

La troisième exigence est technique : « L'établissement utilise un logiciel de soins conforme aux exigences en vigueur et en ouvre l'accès au médecin exerçant de façon dématérialisée ». La charge repose ici sur l'établissement, pas sur le praticien : un EHPAD dont le dossier résident n'est pas accessible à distance ne remplit pas la condition, quelles que soient les qualités du médecin recruté. Ce point mérite d'être vérifié avant la déclaration à l'ARS.

Douze mois, renouvelables une fois, trois ans au maximum

Le dispositif est explicitement transitoire. « La durée de l'exercice dématérialisé des missions de coordination est fixée à douze mois. Durant cette période, le responsable de l'établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes est tenu de rechercher un médecin coordonnateur. » L'obligation de recherche active n'est donc pas suspendue pendant la période dérogatoire : elle en est la contrepartie.

Si la recherche échoue, l'établissement « peut informer, dans les conditions prévues à l'article premier, le directeur général de l'agence régionale de santé de son intention de prolonger l'exercice dématérialisé des missions de coordination pour une nouvelle période de douze mois ». La prolongation emprunte donc le même circuit que la déclaration initiale, avec la même exigence de justification. Et le plafond est net : « Le recours à l'exercice dématérialisé ne peut excéder 36 mois à compter du début de l'exercice dématérialisé des missions de coordination. »

Le contrôle, enfin, est confié à l'autorité de tarification et d'autorisation. « Le directeur général de l'agence régionale de santé s'assure du respect des conditions fixées par le présent arrêté. » Et la sanction est directe : en cas de manquement, « il peut enjoindre l'établissement à mettre fin, à ses frais, au contrat mentionné à l'article 2 ». La mention « à ses frais » n'est pas anodine : elle place le coût d'une éventuelle rupture — indemnités, préavis — du côté de l'établissement, et non de l'agence. Les équipes de direction auront intérêt à négocier des clauses de résiliation cohérentes avec ce risque.

Les missions, elles, ne se dématérialisent pas

Le texte fixe des modalités d'exercice ; il ne réduit pas le périmètre des missions. Or celles-ci restent celles du code de l'action sociale et des familles, et plusieurs supposent une présence effective auprès des équipes. Le médecin coordonnateur « élabore, avec le concours de l'équipe soignante, le projet général de soins et un programme de prévention, s'intégrant dans le projet d'établissement, et coordonne et évalue leur mise en oeuvre », et il « donne un avis sur les admissions des personnes à accueillir en veillant notamment à la compatibilité de leur état de santé avec les capacités de soins de l'institution ». Cette seconde mission, à distance, suppose un accès fiable au dossier du candidat : c'est l'un des points de friction les plus prévisibles.

Il « préside la commission de coordination gériatrique chargée d'organiser l'intervention de l'ensemble des professionnels salariés et libéraux au sein de l'établissement », instance qui, dans la version en vigueur de l'article D. 312-158 du CASF issue du décret n° 2025-897, « se réunit au minimum une fois par an ». C'est typiquement le rendez-vous à caler sur l'une des journées de présence — d'autant que cette commission a vocation, rappelle la HAS, à être « un lieu d'échanges et de réflexions partagés entre les professionnels salariés et libéraux dont le médecin traitant au bénéfice de la qualité de l'accompagnement des résidents au sein de chaque établissement ». Un tel échange se prête mal au distanciel intégral.

Deux autres missions méritent attention. Le praticien « veille à l'application des bonnes pratiques gériatriques, y compris en cas de risques sanitaires exceptionnels, formule toute recommandation utile dans ce domaine et contribue à l'évaluation de la qualité des soins » : la mention des risques sanitaires exceptionnels vise les épisodes caniculaires et épidémiques, où la réactivité de terrain est déterminante. Surtout, il « réalise des prescriptions médicales pour les résidents de l'établissement au sein duquel il exerce ses fonctions de coordonnateur en cas de situation d'urgence ou de risques vitaux ». À distance, cette compétence d'urgence impose de formaliser en amont les canaux de joignabilité et les relais avec la permanence des soins. À défaut, le risque n'est pas qu'organisationnel : il est de responsabilité.

Restent les obligations qui ne souffrent aucun aménagement : il « coordonne, avec le concours de l'équipe soignante, un rapport annuel d'activité médicale qu'il signe conjointement avec le directeur de l'établissement » et « identifie les acteurs de santé du territoire afin de fluidifier le parcours de santé des résidents » — mission éminemment territoriale, qui interroge lorsque le praticien exerce depuis une autre région. L'incompatibilité de principe demeure inchangée : « Le médecin coordonnateur ne peut pas exercer la fonction de directeur de l'établissement. »

Le contrat, pièce maîtresse du montage

Le contrat dédié exigé par le nouveau texte n'est pas un document ad hoc : il reprend les mentions déjà prévues par le code pour tout contrat de médecin coordonnateur. Y figurent notamment « les modalités d'exercice de ses missions définies à l'article D. 312-158 et les moyens appropriés à la réalisation desdites missions au sein de l'établissement », ainsi que « le temps d'activité au titre de la coordination médicale et de l'organisation de la présence du médecin coordonnateur dans l'établissement ». Ces deux clauses deviennent centrales en exercice dématérialisé : c'est là que se documentent les moyens numériques mis à disposition et la répartition entre temps distanciel et journées sur site. Un contrat muet sur ces points exposerait l'établissement lors d'un contrôle : les contours de la fonction gagnent à y être décrits avec un détail inhabituel.

Une réponse à une pénurie ancienne et documentée

Ce dispositif ne s'explique que par l'ampleur des postes vacants. Les données statistiques les plus récentes du ministère indiquent qu'« en 2023, la moitié des Ehpad publics non hospitaliers emploient un effectif de médecins coordonnateurs conforme à la réglementation », « C'est le cas pour 56 % des Ehpad privés à but non lucratif, 64 % des Ehpad publics hospitaliers et 73 % des Ehpad privés à but lucratif. » Autrement dit, une part importante du parc fonctionne déjà en deçà du temps de coordination requis.

Le phénomène n'est pas nouveau. Une enquête statistique antérieure relevait que « 10 % des Ehpad ont un poste de médecin coordonnateur non pourvu depuis au moins six mois », avec une fracture territoriale marquée : « Près de la moitié des Ehpad implantés dans des communes isolées rencontrent des difficultés de recrutement. Dans ces communes, ces difficultés concernent d'abord les médecins coordonnateurs. » Les travaux parlementaires ont posé le même constat, relevant qu'« un tiers des Ehpad ne dispose pas d'un médecin coordonnateur » et faisant état d'« un manque de médecins coordonnateurs dans 50 % des Ehpad, alors qu'ils jouent un rôle clé dans le suivi des patients et que leur présence répond à une obligation juridique ». Vous trouverez sur la base statistique publiée fin juillet le détail par statut d'établissement.

Ce qu'il faut retenir pour la pratique

Avant de signer, trois vérifications s'imposent au praticien sollicité : l'établissement peut-il produire sa déclaration et ses démarches de recrutement ? Le logiciel de soins est-il réellement accessible, avec les droits nécessaires ? Le contrat décrit-il le rythme de présence et les modalités de joignabilité en situation d'urgence ? Ces points conditionnent la régularité du montage — et donc sa pérennité, l'agence pouvant en imposer la rupture.

Pour une direction, le dispositif offre un sursis, pas une solution : la télécoordination doit s'inscrire dans une stratégie d'attractivité médicale, dont les leviers relèvent aussi du dialogue budgétaire avec l'autorité de tarification. Les prochains mois diront si les agences retiennent une lecture souple ou stricte de la preuve des démarches infructueuses. D'autres analyses réglementaires sont regroupées dans notre rubrique d'actualités.

Sources officielles